年末ということもあり、多くの大家さんが入居率に関するコラムを執筆している。

　私の頭脳をもってすれば、戸建て2軒の入居率は暗算できてしまう（えーと、えーと、１００％）ので、ツールの必要はない。
　ただ、もしかしたらニーズあるんじゃないかと思って「入居率管理ツール」を作ってみた。

　なお今回のやつは難易度が高いので、作り方の説明はしない。コメント欄にファイルのURLを貼っておくので、興味と根性のある方は中身をごらんいただければと思う。

　聞きたいことがあれば遠慮なく何でも質問してほしい。質問に対して「やさしく答える」ことを約束しよう。

コンセプト

図１：完成イメージ

　コンセプトは、年の途中でもリアルタイムに入居率を計算できるツールだ。

　そうはいっても、出来ることは入居率を計算するという「だけ」なので、なるべく操作をシンプルにしたい。入力方法についてはかなり悩んだが、退去日と入居日を入力する方法を採用した。

　日々の作業のフローとしては、

１）退去が発生したら退去日を入力する
２）次の入居者さんの入居日を入力する

　この２つで完結する。

　入退去が発生するたびに日付を入力していくだけで、年の途中でも入居率を確認できる。簡単に集計年を指定できるし、全期間トータルの入居率も計算できるスグレモノである。

物件を登録する

　エクセルファイルは、コメント欄に記載したＵＲＬからダウンロードできる。

　使い始める前にいくつか準備が必要だ。

　まずは「入居率サマリー」のシートに、保有物件を登録しよう。
　下記の３項目を入力する。

・物件名
・運営開始日
・戸数

図２：物件情報を入力

 

　戸数のとなりに点線があるが、この点線より右は自動計算される欄なので、入力の必要はない。物件を売却した場合は運営終了日を入力する。

　シート左下にある年度開始日を変更すると、事業年度のスタート日を設定することもできる。これは、法人の決算にあわせて集計したいときに使えるだろう。

図３：事業年度開始日の設定

　事前準備としては以上だ。

入退去を入力する

　ここからは入退去が発生したときの作業を説明しよう。

　まず退去の連絡が来たら、物件名をドロップダウンで選択し、部屋番号を入力する。部屋番号はメモ代わりなので、入力しなくても動作に影響はない。
　そして退去日を入力し、いつものようにがんばって客付けする。

 

図４：退去日を入力する

 

　後日、入居が決まったら、同じ行の入居日に日付を入力する。これで、空室日数が計算される。入居日が空欄のあいだは、空室が続いていると見なす仕様だ。

図５：入居日を入力したところ

 

　空室日数が６０日を超えると、文字が赤くなる。
　さらに９０日を超えると、セル背景がピンクになってプレッシャーをかけてくる。

図６：プレッシャー

 

　一番右の集計対象日数（G列）は内部計算で使っている列なので非表示にしてかまわない。

　とりあえず１件入力した結果を、「入居率サマリー」のシートで確認してみる。

図７：１件だけ入力した結果（画像では稼働率となっています）

　ご覧の通り、空室日数３０日がカウントされ、入居率が９９．１１％となった。
　左の青い部分は全物件のトータルだが、こちらは９９．８１％となっている。

　テキトーにいくつか入力してみた結果がこちら。

図８：適当に数件入力してみた

　行が足りなくなったら、テーブルの右下にあるぽっちで領域を広げる。

図９：行のふやしかた

 

　「入居率サマリー」のシートを見てみよう。

図１０：稼働率サマリー

　物件ごとに空室情報が集計され、入居率を算出している。これは２０２１年のみを集計対象とした結果だ。

　入居率が９５％を下回ると赤字となり、９０％を下回ると背景ピンクによるプレッシャーが発動する。

暦年データの確認

　入居率サマリーのシートでは、対象年を選択することで、特定年度の入居率を確認することができる。

　アスタリスク（*）を選択すると、全部の期間が集計対象となる。

図１１：年のきりかえ

まとめ

　このツールで背景ピンクを見たら、すぐに何らかの空室対策が求められるだろう。

　ただ、努力してもどうにもならないときは、前回コラムで紹介したいまだかつてない空室対策ソリューションがお役・・（略

 

　中身に興味がある方にひとつだけ、このツールのキモはMAX関数とMIN関数の使い方だ。
　エクセルは日付の処理が大変というイメージがあるかもしれないが、マクロを使わなくてもこのくらいは実現できるので、自作ツールなどで応用してもらえればと思う。

さいごに

　楽待もすっかり年末モードで静けさが漂う中、このような話題をブッ込んだ理由・・それは、星に名前をつける以外に、私が「たまには役にたつ男」であることを示しておきたかった。

　私のコラムを読むのに、２分くらいの時間を要すると思う。

　その「人生の貴重な２分」とひきかえに、なにかしらプラスになることが提供できるよう、来年もがんばりたい。

　きっと皆さんのお役にたてるテーマを用意しているので、ぜひご期待ください。

　それでは、良いお年を。

＜ファイル改訂履歴＞

2021/12/28　23時：
　入退去のドロップダウンで、物件が全部出てこない問題を修正
（スペシャルサンクス ロジカルさん）