お久しぶりです。
正月から書こうと思って写真のアップだけはしていたのですが、色々大きな出来事がありすぎてそんな気にもなれず…
・・・
昨年夏から進めてきたマンション管理会社のリプレイス(変更)
ようやく新しい管理会社での管理がスタートになります。ざっくりですが流れをまとめると…
①新管理会社の選定
理事会で一任されてしまったのですが、お付き合いのある会社以外多数ある会社から選ぶのはそれぞれの会社の良し悪しも分からず無理…
管理会社の紹介サイトも利用しつつ、紹介を受けた会社や気になる会社の口コミや実績状況を確認しつつ絞り込んだのは…
私の紹介2社と紹介サイトからの3社の5社
この5社に協力していただいてプレゼンを1日に集中して開催。区分所有者全員に案内を送りましたが理事以外の参加者はおらず。。。
(各社バラバラだった費用や独自サービスを見やすいように比較表を作成して1つにまとめました。まとめながら2択かな…と)
1週間後に開いた理事会で多少意見は割れましたが割とスムーズに1社に決定。
②新管理会社への変更と規約変更の臨時総会
どうしても規約の一部を変更しないといけないのですが、これだと特別決議になるので組合員総数と議決権総数の3/4の賛成が必要です。
これが厳しいんです…通常決議の半数は大丈夫なのですが。。。
新管理会社に丸投げでもいいのですが、それだと3/4は集まらない可能性が高いですし、現管理会社に応援を頼むことはできないので、この総会に関しては私が外部所有者に発送&所有居住者には直接ポストに投函することに。
所有居住者には発送の手間を減らす為にマンション内のポストに投函するような形で目立つようにネームランドで表示。
やはり予想通り3/4に僅かに足りない状況になったので、未提出の所有居住者には催促の投函を2回。2回目は提出用用紙を再度投函(捨てられた可能性もあると思うので)
ここまでやって無事総会前に規定数超集まりました。。。
新管理会社に丸投げだと厳しかったですね…まだ信頼関係もできてない状態ですし、これから長いお付き合いになるので、できるだけのことはしておくのが大切かなと。
③決まれば実務的な内容を粛々と
これ以降は新管理会社が管理費積立費の収納口座変更の手続きとか、旧管理会社からの引継ぎ(書類とか鍵とか)が進んでいき、数回の打ち合わせや現地確認なので重荷はおりたのですが…やはり期限があるものなので順調に進むかどうか心配は尽きません。
④簡単には変更できない
今回は撤退でのリプレイスだったので旧管理会社のフロントさんも協力してくれましたが、それでもかなり大変ですし精神的にも疲れました。
管理内容に不満があるとか信頼関係が無くなってのリプレイスだと旧管理会社からの強力やアドバイスは期待できないので更に大変になります。
基本的にはマンション管理会社の言いなりになったり無理強いをするようなことなく良い関係性を保つ形に持っていくのが優先で…
それでも解決できない問題があって変更する場合は、相当な覚悟で先を考えてリプレイスを準備、進行していかなければですね。
他のマンションでは「管理会社変えるぞ!」と簡単に言ってくる役員もいるとのことですが…
今は立場も変ってマンションが選ばれる方になって引き受けてもらえない場合も増えてます。(築古とか滞納が多いとかだと特に)
経験にはなりましたが正直もうリプレイスはやりたくはないな…
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