北国の大家です。
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<人気?のシャワーヘッド>
新築の賃貸物件(ファミリータイプ)の標準装備にするかどうか、自宅に設置して家族で検討中です。新築メインの前職の先輩・知人大家さんのお二人は導入済でした(汗)。
管理会社シリーズ第2弾!
管理委託している会社以外にも、ヒアリングを重ねた結果をまとめています。
アジェンダ
<1日目>
今月はオーナー送金できません
二重の集金代行、大家にとっては非常に楽でありがたい
<2日目>
管理担当が飛ぶ
土日は募集条件の変更不可!?
<3日目>
担当戸数は1人1,000戸!
保証会社と警察OB
管理会社の事例報告から、知識のアップデートのお役に立てると幸いです!
1.管理担当が飛ぶ
昨年末の事です。
札幌の自宅併設RC以外の物件ですが、担当者の携帯に何度連絡しても折り返しがありません。
管理会社の事務所に電話すると、割とあっさり・・
「あーAさんは退職しました」
とのことでした。
そんなのあり(汗)!?
何の連絡もないのだけど(涙)
新しい担当(Bさん)から折り返し連絡がありました。
Bさん:Aにはオーナーさんへ連絡するよう指示していたのですが、連絡行っていませんでしたか。本当に申し訳ありません。
彼の場合は(特殊な事情があると言わんばかりで・・もごもご)、申し訳ないとしか言いようがありません。
仏の北国:(事情があったのかな?後任が頑張ってくれれば問題ないか・・)事前に連絡が無いのは少し驚きましたが、事情があったのならやむを得ないですね。(こちらも前向きに)現状の課題は少ないですが、これとこれです。
Bさん:その2点は把握しています。進捗はコレコレです。
仏の北国:引継ぎされているようで 安心しました。今後とも宜しくお願い致します。
飛んだのかな?そういう事あるよなーと思い、後任者(Bさん)には前任者の分も頑張って欲しいと言う気持ちで接していました。
冗談で「あなた(Bさん)が連絡なしで飛んだら許さないよー(笑)」みたいな話もしたと思います。
・・3か月後・・
新担当に電話をしても折り返しがありません。
事務所に電話をすると、驚くべき話を聞きました。
「Bさんは先月退職されました」
「今の担当はCです!」
というではありませんか(涙)。
管理会社のガバナンスに不安を感じたので、(リーダーっぽい)部長に電話をしました。
今回は部長さんがリーダーだったので、説明を求めると、後任のCさんと部長の二人で私たちの自宅を訪問して私たちの不安を解消すると言います。
電話で聞く限りは、担当者へは退職を伝えるよう指示を出したが、実際にオーナーへの連絡が無かったのは申し訳ない。
但し、飛んだわけではなく、正当な理由・手続きによる退職とのことでした。
その後、二人が自宅にお見えになりました。
私から気になる事を数点聞きました。
・現状の社員数は?(以前は20人だった)
→ 補充で変わらず20人
・Cさんの経験年数は?
→ 2年目(むむ・・汗)
・部長の経験年数は?
→ 15年間
この辺からは少し今回の事案と関係ない質問も繰り出します
・定期清掃以外の清掃は?
→ オーナーズレポートを作成する為、主に写真撮影する下請けを使っている。
この業者が外回りなどの簡易清掃を行う(むむむ、これも聞いていない・・)。
・管理体制を教えて欲しい
→ 担当・部長の2名体制
担当者が退職するなら上司(部長)からの連絡が欲しい気がしますが、今回は担当者へオーナーへの連絡を指示していたが、担当者が未実施のまま退職したという事でした。
・どのオーナーも2名体制なのか?
3名体制のオーナーもいるとの事だったので、私たちも3名体制を希望すると、Dさんをサブの担当にして頂けることになりました。
・私の知人大家さんで部長が担当している方はいるか?
数名出てきました・・私の親しい大家さん数名の物件を管理されていました。
なんとなく、これで納得(安心)しました。
但し3年弱で6人目の担当者です(汗)
当該の知人大家さんに今回の件を伝えると、部長さんは信用できる人だと言います。
今後は担当も1名増やす。
部長を入れて3名体制で管理して頂けることになりました。
鬼の北国の出番はありません(汗)。
という事で一件落着しました。
別の物件で言うと、
自宅併設物件の管理会社とのお付き合いは20年になります。
担当者は何人も変わりましたが、必ず事前に連絡を頂けていました。
配置換え・退職など理由は様々でしたが、引継ぎもしっかりと行われていました。
これが、フツーですよね。
一抹の不安を感じながらも、知人大家さんと情報共有をしていきながら、管理継続することにしました。
2.土日は募集条件の変更不可!?
これは自宅併設RCの管理会社の体制の話です。
こんな体制です。
<全社で一つ>
1-カネを扱う経理部的な部署
<エリアごとに設置する管理センター(部署)>
2-オーナーと話す担当
3-オーナーと話さない担当(2のサブ的な感じ)
4-管理担当者たちの上司
5-定期清掃(外注)
6-コールセンター(外注)
7-ハウスクリーニング(外注)※退去後、原状回復の清掃
8-オーナーレポート作成(外注)
9-家賃保証会社(グループ企業)
10-システム部隊
色々な縦割りの担当がありますが、10のシステム部隊が元ITエンジニアの私に言わせると、相当にけしからんです(愛おしく感じるとでも言いますか汗)。
良い感じのフォーメーションに見えますが、一つだけ問題があります。
空室募集の条件変更や募集を落とす事などは「2-オーナーと話す担当」しか権限がありません。
そして「2-オーナーと話す担当」は、ベテランが多くシフトで土日に休みを入れる事が多いです。
その結果、
土日に募集条件の変更が出来ない(涙)!
確かに週末を見据えた動きをするなら、週中には条件を変更して週末までに賃貸仲介が認識できるようにするのがべターです。
但し今回は、めったにない事ですが(とある理由で)週末に募集広告を落とす必要が発生しましたが・・担当者がお休みなので落とせない・・、しょうがないので今回は、別な担当(Xさん)経由で、上司のセンター長の了解を取り無理やり落として頂きました。
今回は例外措置で、毎回同じことは出来ないようです(汗)。
縦割りの弊害というか、(オーナーごとの)担当制の弊害というか、こちらから見ると少し面倒な体制に思えました。
余談ですが、
この管理会社は毎月写真付きでオーナ―ズレポートを頂いていました。
顧客の9割以上が高齢者の地主という安定した経営基盤をお持ちの会社でもあります。
レポートが紙の郵送でA3の大きな紙が折り畳まれて郵送されます。
それは・・という事で、個別に依頼してPDFで頂いていました。
最近、新システムの制限で写真が掲載不可になりましたと言うではありませんか。
自宅物件なので写真は不要ですが、写真のないレポートはクレームと対処履歴が掲載されているだけです。
電話で随時報告を受けているし、1~2月前の情報が掲載されているので、いつの話?って感じです。
不要だと感じて、PDF化も取り下げました。
システム部隊から出た制約らしいので、元ITエンジニアで古いシステムを改善する仕事をしてきた私としては、本気で・感謝の返上として・無償で・ITコンサルしたくなりました(まあまあ本気の他者貢献です汗)。
批判的な文言が並んだかもですが・・
この管理会社があっての私たちです。
いつも感謝しています。
もっと言うと、
担当者は「救世主」さまです!
※私たちの初期コラムによく出た、管理担当の「救世主」さまです。
ただし、フツーに付き合うと最新のジュニアさんのコラムではないですが、カネが残りにくい会社でもあります。
理由は簡単で、客のほぼ全てが(高齢者の地主)だからです。
多額の返済を抱えて、シミュレーションを繰り返すような投資家は、客にはいないという事です(笑)
機会があれば、こんな会社との付き合い方も書いてみます。
今回のコラムは如何だったでしょうか?
私達夫婦はコラムを通じて初心者の方に、不動産投資に取り組む際の「情報」と「勇気」を届ける事をテーマとしています。
我々の実践行動が、少しでも皆様のお役に立つ事を願っています。
―以上です―
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